Fragen und Antworten zu E-Mail

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Hinweis: Ersetzen Sie bitte <domain.tld> durch Ihren Domainnamen, z.B. "meinedomain.ch" und <server>.ownspace.ch durch den in den Zugangsdaten E-Mail angegebenen Servernamen, z.B. "domain1.ownspace.ch".

Falls zu Beginn der Konto-Einrichtung nach einem E-Mail Kontentyp oder Zugriffs-Protokoll gefragt wird, muss IMAP/POP3, oder wenn dies nicht zur Auswahl steht, "Weitere" bzw. "Andere" ausgewählt werden (keiner der grossen Anbieter wie Google, iCloud, outlook.com, etc. -> funktionieren nicht mit unserem System!)

E-Mail Postfach auf meinem Mac oder iPhone / iPad automatisch einrichten

Damit Sie nicht alle Angaben, wie den Servernamen, Port und Protokolleinstellungen, usw. manuell eingeben müssen, kann die Konfiguration mittels einem Konfigurationsprofil automatisch erfolgen. Dazu auf dem Apple Gerät einen Web-Browser (z.B. Safari) öffnen und zu folgender Adresse gehen:

https://autoconfig.ownspace.ch/mobileconfig

Danach müssen Sie den Vorgang mit Installieren bzw. [Fortfahren] starten. Die Meldung, dass der Herausgeber des Profils unbekannt ist bzw. das Profil nicht signiert ist, können Sie ignorieren und bestätigen. Danach müssen Sie nur noch Ihren vollständigen Namen und das entsprechende Passwort zum E-Mail Konto eingeben.

Nun sollte der Zugriff auf Ihr Postfach und der Mail-Versand bereits funktionieren, mit Vorteil richten Sie noch die Spezialordner für Gesendete, Gelöschte Nachrichten und Entwürfe ein (Beschreibung dazu finden Sie weiter unten).

E-Mail Postfach auf meinem Android Gerät (Smartphone oder Tablet) einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen -> "E-Mail" auswählen -> Kontoeinstellungen, und wählen Sie oben "KONTO HINZUFÜGEN" aus.

Geben Sie Ihre E-Mail Adresse und Ihr E-Mail Passwort ein.

Wählen Sie [Manuell einrichten], betätigen Sie danach den  [Weiter] Knopf.

Posteingang:

  • Wählen Sie [IMAP]
  • Benutzername (wenn Feld dafür erscheint): muss gleich sein wie die E-Mail Adresse
  • IMAP-Server: domain1.ownspace.ch eintragen
  • Port: 993
  • Sicherheitstyp: SSL/TLS
  • Knopf [Weiter]

Postausgang:

  • SMTP-Server: domain1.ownspace.ch eintragen
  • Port: 587
  • Sicherheitstyp: STARTTLS
  • Häkchen bei "Anmeldung erforderlich" muss gesetzt sein
  • Nutzername und Passwort muss derselbe wie beim Posteingang sein (= E-Mail Adresse)

Nun noch die Optionen nach eigenem Belieben einrichten, danach Knopf [Weiter]

Tragen Sie Ihr unter "Ihr Name" den Namen ein, welche die Empfänger von Nachrichten als Absender zu sehen bekommen sollen, danach Knopf [Weiter]

Hinweis: Falls Sie bereits die automatisch vorgeschlagenen Servernamen übernommen haben sollten, können Sie unter den Einstellungen beim entsprechenden Konto auch den Sicherheitstyp weniger streng einstellen:

  • bei Posteingang Sicherheitstyp: SSL/TLS (Alle Zertifikate akzeptieren)
  • beim Postausgang Sicherheitstyp: STARTTLS (Alle Zertifikate akzeptieren)

Ansonsten wird Ihr Gerät sich beschweren, dass keine sichere Verbindung mit dem Server hergestellt werden kann. Diese Einstellung ist allerdings weniger sicher.

E-Mail Postfach auf meinem Desktop oder Notebook-PC einrichten

Bei den verbreiteten E-Mail Programmen wie Outlook oder Thunderbird reicht die Eingabe der E-Mail Adresse und des Passwortes. Alle restlichen Angaben werden dann automatisch eingetragen.

Sollten Sie ein anderes E-Mail Programm verwenden, tragen Sie folgende Angaben ein:

  • Posteingangsserver für POP: pop.<domain.tld> oder domain1.ownspace.ch, Port: 110 oder 995 (SSL/TLS). Mit dem POP Protokoll laden Sie neue E-Mails jeweils vom Server herunter und speichern diese lokal auf Ihrem Computer.
  • Posteingangsserver für IMAP: imap.<domain.tld> oder domain1.ownspace.ch, Port 143 oder 993 (SSL/TLS). Mit dem IMAP Protokoll bleiben die E-Mails auf dem Server und Sie können jederzeit mit mehreren Geräten oder mittels Webmail auf sämtliche E-Mails, auch in Ordner abgelegte Nachrichten, zugreifen.
  • Postausgangssever (SMTP):  smtp.<domain.tld> oder domain1.ownspace.ch, Port 587 oder 465 (SSL/TLS). Zudem muss die SMTP-Authentifizierung aktiviert sein.
  • Benutzername: entspricht der jeweiligen E-Mail Adresse (z.B. This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)
  • Passwort: Dieses können Sie im Hosting-Panel oder im Webmail jederzeit ändern
  • Authentifizierungsmethode muss "Passwort, normal" (Thunderbird) bzw. "unverschlüsseltes Passwort" sein, "gesicherte Kennwortauthentifizierung (SPA)" muss ausgeschaltet sein (Outlook)
  • Wir empfehlen, wo immer möglich, SSL/TLS Verschlüsselung zu verwenden, damit sowohl das Passwort wie auch die abgerufenen und gesendeten Nachrichten verschlüsselt von/zum Server übertragen werden.

*) Falls Sie SSL/TLS Verschlüsselung verwenden, sollte bei allen Server-Adressen, welche Sie in Ihrem E-Mail Programm eintragen, die in der Zugangsdaten-Nachricht im Anmelde-Link angegebene Server-Adresse "domain1.ownspace.ch" verwendet werden. Somit stimmt das SSL-Zertifikat mit dem Servernamen überein und es erscheinen keine diesbezüglichen Fehlermeldungen.

Hinweise zu Outlook von Office 365:

  • Hier muss nach dem Eintragen der einzurichtenden E-Mail Adresse "Ich möchte mein Konto manuell einrichten" ausgewählt werden, bevor man auf [Verbinden] klickt. Dann IMAP auswählen. Nach Eingabe des Kennwortes und Klick auf [Verbinden] sollte die Konfiguration ebenfalls automatisch erfolgen. Falls nicht, siehe Server-Angaben weiter oben.
  • Wenn das E-Mail Passwort geändert wurde (z.B. im Webmail oder im Hosting-Panel), scheint Outlook 365 leider nicht einfach nach dem neuen Kennwort zu fragen, vielmehr muss das Konto in den E-Mail Einstellungen mittels der Funktion "Reparieren..." manuell repariert werden (Checkbox "Ich möchte mein Konto manuell reparieren"). Danach kann das neue Kennwort eingetragen und nach Klick auf den blauen Knopf [Reparieren] festgelegt werden.

Wie kann ich auf einem fremden Computer auf meine E-Mails zugreifen?

Öffnen Sie den Web-Browser und greifen mittels Webmail auf Ihr Postfach zu:

  • Adresse: http://<webmail.domain.tld> oder https://domain1.ownspace.ch/webmail
  • Bei Benutzername geben Sie ihre E-Mail Adresse und darunter Ihr Passwort ein
  • Nach der Anmeldung sehen Sie ihren Posteingang
  • Mittels [Schreiben] können Sie eine neue E-Mail verfassen

Wie kann ich mein E-Mail Passwort ändern?

  • Im Webmail, URL: http://webmail.<domain.tld> anmelden
  • Zu Einstellungen (oben rechts) gehen
  • Funktion "Passwort" (auf der linken Seite) auswählen
  • Das neue Passwort 2x eingeben und [Speichern]

Wie kann ich eingehende E-Mails an eine andere Adresse weiterleiten / umleiten?

Sie können das im Webmail (http://webmail.<domain.tld>) machen:

  • Zu Einstellungen gehen (Knopf oben Rechts)
  • Links unter "Einstellungen" Filter auswählen
  • Unter "Filtersätze" den Filter "default" auswählen
  • Unter "Filter" den Knopf mit dem "+" unten anklicken
  • Dann in der Filterdefinition "alle Nachrichten" anklicken und unter "führe folgende Aktion aus" im Klapp-Menü den Punkt "Nachricht umleiten an" auswählen. Im Feld daneben können Sie dann die E-Mail Adresse, wohin die E-Mails umgeleitet werden sollen, angeben.
  • Jetzt den Filter noch mit Knopf "Speichern" abspeichern.


Ab dann sollten alle E-Mails, welche auf Ihre E-Mail Adresse eingehen, an die angegebene Adresse weitergeleitet werden.

Im Webmail oder im E-Mail Programm sehe ich nicht alle Ordner meines Postfaches, was muss ich tun?

Die IMAP-Ordner müssen evtl. zuerst abonniert werden. Das können Sie im Webmail wie folgt erledigen:

  • Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol unten links und wählen den Menüpunkt "Ordner verwalten"
  • Nun sehen Sie alle Ordner des Postfaches, welche Sie abonnieren können
  • Wählen Sie die gewünschten bzw. alle Ordner aus, damit diese ein Gutzeichen hintendran haben
  • Künftig werden diese Ordner in der Ordner-Liste auf der linken Seite ebenfalls angezeigt

Einige E-Mail Programme ermöglichen mittels der Option "Auch nicht abonnierte Ordner anzeigen" bzw. mittels Deaktivieren der Option "nur abonnierte Ordner anzeigen", alle Ordner anzuzeigen.

In Outlook werden die gesendeten Nachrichten nicht auf dem Server abgelegt

Um die gesendeten E-Mails auf dem Server abzulegen, damit diese im Webmail oder von einem anderen Gerät aus eingesehen werden können, ist je nach Outlook-Version ein etwas anderes Vorgehen notwendig.

Outlook 2003 und älter:

  • Hier kann die Funktion nur mit einer Nachrichten-Regel nachgeahmt werden, welche beim Versenden einer Nachricht diese in einem bestimmten Ordner auf dem Server kopiert.

Outlook 2007, 2010:

  • Menü Extras -> Kontoeinstellungen (Outlook 2007) bzw. Datei -> Benutzerkontoeinstellungen (Outlook 2010)
  • wählen Sie das entsprechende E-Mail Konto aus und klicken Sie auf [Ändern]
  • klicken Sie auf [weitere Einstellungen]
  • gehen Sie zu Register "Ordner"
  • wählen Sie die Option "Gesendete Elemente in folgendem Ordner auf Server speichern"
  • wählen Sie den gewünschten Ordner
  • klicken Sie [OK]

Outlook 2013:

  • gehen Sie zu Kontoeinstellungen
  • wählen Sie das entsprechende E-Mail Konto aus und klicken Sie auf [Ändern]
  • klicken Sie auf [weitere Einstellungen]
  • gehen Sie zu Register "Erweitert"
  • tragen Sie im Feld neben "Stammordnerpfad" INBOX ein
  • klicken Sie [OK]

Spezialordner in Mac Mail für gesendete und gelöschte Nachrichten einrichten

Vor allem wenn Sie mehrere Geräte mit ihrem E-Mail Konto verwenden, können Sie z.B. die gesendeten Nachrichten im Webmail oder auf einem mobilen Gerät nicht finden. Damit dies korrekt funktioniert, müssen in Mac Mail die Server-Ordner unterhalb des Kontonamens entsprechend markiert werden:

  • Wählen Sie den Server-Ordner,"Sent" aus, öffnen Sie das Menü „Postfach“ und wählen Sie unter „Dieses Postfach verwenden für“ „Gesendete E-Mails“ aus
  • Wählen Sie den Server-Ordner "Drafts" aus, öffnen Sie das Menü „Postfach“ und wählen Sie unter „Dieses Postfach verwenden für“ "Entwürfe" aus
  • Wählen Sie den Server-Ordner "Trash" aus, öffnen Sie das Menü „Postfach“ und wählen Sie unter „Dieses Postfach verwenden für“ "Papierkorb" aus

Nun sollten alle gesendeten, gelöschten und noch nicht fertig gestellten Nachrichten auf anderen Geräten vorhanden sein, da diese am richtigen Ort auf dem Server abgelegt werden.

Löschen von Nachrichten auf dem iPhone oder iPad (Spezialordner einrichten)

Falls keine E-Mails gelöscht werden können (evtl. Fehlermeldung: "Beim Bewegen der E-Mails in das Postfach (null) ist ein Problem aufgetreten"), müssen noch die Spezial-Ordner eingerichtet werden. Gehen Sie wie folgt vor:

- Zu "Einstellungen" -> "Mail, Kontakte, Kalender" gehen
- Entsprechenden Account auswählen
- Schaltfläche [Erweitert] anklicken
- Unter POSTFACH-VERHALTEN kann für die Spezial-Ordner entweder ein lokaler Ordner oder der richtige (=vorhandene) Ordner auf dem Server ausgewählt werden:
* Entwürfe: Eingang/Drafts
* Gesendet: Eingang/sent-mail
* Gelöscht: Eingang/Trash
- Dann wieder mit "< Account" (oben im Dialog) zurück zum Account
- Dann "Fertig" (oben im Dialog)

Warnung betreffend Zertifikat beim Einrichten des E-Mail Kontos in Mac Mail

Beim Einrichten eines E-Mail Kontos unter Mac Mail unter Verwendung des Servernames "imap.<domain.tld>" für eingehende sowie "smtp.<domain.tld>" für ausgehende Nachrichten, zeigt Mail die Meldung an, dass die Identität des Mail-Servers nicht verifiziert werden kann. Sie können in diesem Fall zwar die Verbindung zu dem Mail-Server herstellen, werden jedoch bei jedem Öffnen von Mail erneut auf das nicht verifizierte Zertifikat hingewiesen. Sie müssen das Zertifikat des Mail-Servers als vertrauenswürdig akzeptieren, damit diese Meldung nicht mehr angezeigt wird. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Dialogfenster „Zertifikat überprüfen“ auf „Zertifikat einblenden“.
  2. Bestätigen Sie durch Klicken auf das entsprechende Feld, dass Sie diesem Zertifikat immer vertrauen möchten bzw. die Signatur als gültig anerkennen
  3. Klicken Sie auf „Verbinden“ bzw. auf „OK“.
  4. Geben Sie das Kennwort für Ihren Account ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Dabei handelt es sich nicht um das Mail-Passwort, sondern um das Passwort Ihres Benutzers auf dem Mac, mit welchem Sie sich angemeldet haben bzw. nach dem Aufstarten anmelden.

Nachrichten werden fälschlicherweise als Spam erkannt (Spamfilter anpassen)

Falls der Spam-Filter zu streng funktioniert, also Mails, welche aus Ihrer Sicht nicht Spam sind, in den Spamordner verschiebt, können Sie diesen wie hier beschrieben anpassen.

Melden Sie sich zuerst im Webmail an:

  • Im Browser das Webmail öffnen: https://domain1.ownspace.ch/webmail oder http://webmail.<domain.tld>
  • Benutzername: Ihre E-Mail Adresse, Passwort: Passwort des E-Mail Kontos
  • Gehen Sie zu den Einstellungen (oben rechts) -> Spam (auf der linken Seite)

Sie können den Grenzwert, ab wievielen Punkten eine Nachricht als Spam erkannt wird, wie folgt einstellen:

  • Gehen Sie zu "Generelle Einstellungen"
  • Unterhalb "Allgemein" können Sie den Schwellenwert, ab wann eine Nachricht definitiv als Spam erachtet und in den Spamordner verschoben wird, anpassen.
  • Höherer Wert: der Spam-Filter wird toleranter, tieferer Wert: der Spam-Filter wird strenger
  • Danach Knopf [Speichern] anklicken

Falls immer noch Nachrichten von bestimmten Absender, welche aus Ihrer Sicht nicht Spam sind, auch bei einem höheren Schwellwert als Spam erkannt werden (oder Sie möchten den Schwellwert nicht erhöhen), können Sie die entsprechende(n) Adresse(n) auch "whitelisten", d.h. explizit für "gut" erklären:

  • Gehen Sie zu "Adressregeln"
  • Tragen Sie neben "Mails akzeptieren von" die betreffende E-Mail Adresse ein und bestätigen Sie mit dem Knopf [Regel hinzufügen].
  • Sie können auch mehrere Adressen eintragen, indem Sie einfach mehrere Regeln festlegen.
  • Am Schluss Knopf [Speichern] anklicken

end faq